Что вы теряете ведя учет в Excel
Время прочтения7 минут
Как правило, менеджеры и специалисты из разнообразных компаний хорошо осведомлены о возможностях Excel. Некоторые используют его для традиционного учета оборудования предприятия, в то время как другие находят в таблицах Excel удобный и несложный способ визуализации данных.
Для многих Excel - вариант из серии, как говорится, “дёшево и сердито”. Например, таблица Эксель для учёта доходов или учёт товара в Эксель это привычно и, на первый взгляд, быстро. Конечно, когда мы говорим о короткой бухгалтерии или отчётах на пол листа, возможно, работа в Эксель может выручить.
Но при ближайшем рассмотрении неэффективность программы будет проявляться либо в деталях, либо при попытке масштабировать или расширить поле работы. Самое главное, выводы относительно того, что учёт в Экселе не так хорошо, как ожидалось, обычно делаются неожиданно и “скоропостижно”.
Для многих Excel - вариант из серии, как говорится, “дёшево и сердито”. Например, таблица Эксель для учёта доходов или учёт товара в Эксель это привычно и, на первый взгляд, быстро. Конечно, когда мы говорим о короткой бухгалтерии или отчётах на пол листа, возможно, работа в Эксель может выручить.
Но при ближайшем рассмотрении неэффективность программы будет проявляться либо в деталях, либо при попытке масштабировать или расширить поле работы. Самое главное, выводы относительно того, что учёт в Экселе не так хорошо, как ожидалось, обычно делаются неожиданно и “скоропостижно”.
Неподходящий момент может случится, например, когда сроки бухгалтерской отчётности прошли позавчера, но из-за отсутствия достаточной маневренности Экселя они не наступят даже через неделю. Неприятно - это будет слабое слово для описания при этом пострадавшего рабочего процесса, поникшего духа коллектива и, что важно, вполне вероятно подмоченной бизнес-репутации.
Поэтому - учитывая риски - пожалуй, именно сейчас самое время ответить на вопрос: “Зачем ждать катастрофы, если можно заранее минимизировать возможность возникновения стресс-ситуации?”. И, пожалуй, именно сейчас самое время всем, кто в лодке, сделать правильный выбор в пользу программ для управления ресурсами предприятия.
Поэтому - учитывая риски - пожалуй, именно сейчас самое время ответить на вопрос: “Зачем ждать катастрофы, если можно заранее минимизировать возможность возникновения стресс-ситуации?”. И, пожалуй, именно сейчас самое время всем, кто в лодке, сделать правильный выбор в пользу программ для управления ресурсами предприятия.
Таблица Эксель для учёта: не быть
Безусловно, использование Excel имеет несколько преимуществ. Для многих предпринимателей плюсом является относительно невысокая стоимость программного обеспечения, если мы говорим о лицензионном ПО. Но следует отметить, что в условиях санкций в России возник дефицит лицензий для Microsoft Office.
Один из минус-факторов при работе в Excel – бесконтрольность внесения и редактирования данных. В результате руководители компаний не могут отследить историю изменений и, например, выяснить, на каком этапе в документ закралась ошибка.
В Excel нет стандартизации на заполнение. Иными словами, можно выбрать формат ячейки, но это не избавит документ от разномастности в вариантах написания одной и той же информации, что в будущем затруднит составление отчётов или систематизацию данных.
При работе в Excel отсутствует возможность вместить много информации в одном окне и легко осуществлять переходы в рамках одного интерфейса. Кроме того, заполнение Excel это «ручная» история, когда, например, складской учёт в Эксель или учёт выполненных работ в Excel формируются не автоматически.
Большой объём файла также может привести к трудностям при открытии и сохранении документа Эксель. При этом Excel-данные с трудом синхронизируются с другими системами управления и автоматизации бизнес-процессов, в том числе CRM-системами.
Самое главное, что таблица Эксель для учёта не отражает состояние бизнеса «здесь и сейчас». Движение товара или запчастей, этап выполнения технического обслуживания и ремонта будут видны «постфактум», после внесения данных в таблицу – фактически, после отгрузки или после завершения работ.
Это не позволит оперативно отслеживать и управлять производственными запасами. По итогу покупатели могут не получить тот или иной товар, предприятие – «не дождаться» модернизации производства в срок или ликвидации ЧС-ситуации вовремя.
Один из минус-факторов при работе в Excel – бесконтрольность внесения и редактирования данных. В результате руководители компаний не могут отследить историю изменений и, например, выяснить, на каком этапе в документ закралась ошибка.
В Excel нет стандартизации на заполнение. Иными словами, можно выбрать формат ячейки, но это не избавит документ от разномастности в вариантах написания одной и той же информации, что в будущем затруднит составление отчётов или систематизацию данных.
При работе в Excel отсутствует возможность вместить много информации в одном окне и легко осуществлять переходы в рамках одного интерфейса. Кроме того, заполнение Excel это «ручная» история, когда, например, складской учёт в Эксель или учёт выполненных работ в Excel формируются не автоматически.
Большой объём файла также может привести к трудностям при открытии и сохранении документа Эксель. При этом Excel-данные с трудом синхронизируются с другими системами управления и автоматизации бизнес-процессов, в том числе CRM-системами.
Самое главное, что таблица Эксель для учёта не отражает состояние бизнеса «здесь и сейчас». Движение товара или запчастей, этап выполнения технического обслуживания и ремонта будут видны «постфактум», после внесения данных в таблицу – фактически, после отгрузки или после завершения работ.
Это не позволит оперативно отслеживать и управлять производственными запасами. По итогу покупатели могут не получить тот или иной товар, предприятие – «не дождаться» модернизации производства в срок или ликвидации ЧС-ситуации вовремя.
Переход с Excel на программу NERPA EAM Компании Новософт
Один из главных плюсов внедрения NERPA – получение данных о состоянии бизнеса в режиме реального времени. Это даёт возможность специалистам оперативно решать вопросы на производстве, быстро загружать в программу документы и регламенты и 24/7 быть в курсе событий.
Что касается руководителей, то они, в свою очередь, могут держать руку на пульсе и чётче отслеживать результативность принятия и логистику исполнения того или иного управленческого решения.
Что касается руководителей, то они, в свою очередь, могут держать руку на пульсе и чётче отслеживать результативность принятия и логистику исполнения того или иного управленческого решения.
В NERPA предусмотрен функционал по контролю активов, выполнению техники безопасности, отслеживанию истории обслуживания и фиксированию ошибок сотрудников, управление технологическими процессами. Кроме того, определение прав доступа согласно ролям и квалификации специалистов позволяет перенастроить процессы на производств и повысить эффективность управления предприятием.
С ПО NERPA подготовка различных отчётов – это не квест. Достаточно проставить «галочки», определив параметры, которые будут отображены в отчёте, и система автоматически, без предварительного заполнения, генерирует документ. При этом отчёты будут подготовлены по форме заказчика и соответствовать требованиями к ведению документооборота в организации.
Можно автоматически формировать заказ-наряды. Кроме того, модуль отчётности позволяет автоматически формировать и рассылать Excel-отчёты по графику или по заданному событию. Отчёты могут содержать перечни, которые отражают ситуацию в подразделениях или аналитику различной сложности.
По итогу программное обеспечение для управления предприятием NERPA – это реальная экономия и ресурсов бизнеса. Благодаря автоматизации, многие операции поставлены “на поток”. В результате сведено до минимума количество ошибок, значительно сокращено время ведения документации и задействовано меньшее число сотрудников компании.
Система управления и планирования ресурсов предприятия
Программа для метрологической службы
Готовое решение для учёта активов, управления ТОиР
Резервное копирование и синхронизация данных
Экспорт и импорт данных Excel – NERPA
Экспорт и импорт данных Excel – NERPA
При использовании программного обеспечения для автоматизации работ предприятия NERPA предусмотрена возможность экспорта и импорта данных в формате XLS.
Для экспорта данных в Excel частично, можно предварительно отфильтровать информацию в NERPA. В интерфейсе платформы можно выставить фильтры по датам и содержанию ячеек.
Для импорта данных из Excel специалистами ООО «Новософт развитие» разработан шаблон, благодаря которому можно унифицировать Excel-данные и бесшовно синхронизировать информацию с NERPA.
Для экспорта данных в Excel частично, можно предварительно отфильтровать информацию в NERPA. В интерфейсе платформы можно выставить фильтры по датам и содержанию ячеек.
Для импорта данных из Excel специалистами ООО «Новософт развитие» разработан шаблон, благодаря которому можно унифицировать Excel-данные и бесшовно синхронизировать информацию с NERPA.