Автоматизация документооборота

Руководство по системе качества

Заказчик: Компания "Инмарко"

Адрес: 630500, Новосибирская область,
г. Новосибирск, п. Элитное

"Новософт" разработал и внедрил интегрированную систему документооборота по управлению качеством. Система автоматизирует процесс создания, распространения, пересмотра и утверждения документов, контролирующих качество продукции компании "Инмарко" - крупнейшего за Уралом производителя и продавца мороженого.

Основные возможности продукта:

  • оптимизация системы управления качеством на предприятии (создание Руководства по качеству);
  • организация бизнес-процессов разработки, проверки, согласования и утверждения документов;
  • контроль за качеством и сроками подготовки документов;
  • обеспечение целостности и непротиворечивости утвержденных документов;
  • разграничение уровней доступа к документам;
  • планирование и проведение аудиторских проверок по документам;
  • формирование отчетов в формате RTF.

Система качества является приложением
Lotus Notes/Domino 5, разработанным на основе технологии Lotus Domino Workflow 2.11



Прототип Системы документооборота для ведения историй болезни пациентов на территории Ханты-Мансийского АО

Заказчик: Окружной Медицинский Информационный Технологический Центр (г. Сургут)

Адрес: ХМАО, г. Сургут. ул Островского, д.37\1.
ЗАО "Окружной Мед Инф-Тех центр"

Краткое описание основных возможностей системы:

  • автоматизация рабочих процессов, связанных с созданием и ведением историй болезни пациентов (заполнение, хранение, поиск, чтение, рассылка, целостность и т.д.);
  • управление доступом к даным из историй болезни пациентов на различном уровне;
  • обеспечение статистическими данными для формирования отчетов;
  • эффективная организация схемы коммуникаций и взаимодействия на уровне лечащего персонала;
  • обеспечение высокого уровня оперативного контроля за лечебным процессом;
  • сокращение расходной части бюджета за счет повышения производительности труда во вспомогательных службах больницы;
  • возможность быстрой адаптации рабочего процесса в зависимости от изменяющихся требований;
  • организация удаленного пользования системой через Web.

Система построена на Lotus Domino/Notes, Lotus Workflow, LEI, Oracle



Система электронного документооборота для кадровых служб государственных учреждений США - Paperless Application Tracking System (PATS)

Заказчик: FKS International, Inc.

Адрес: USA, 34235, Florida
5556 Briar Creek Way Sarasota

На базе решения "FKS International, Inc." компания Novosoft LLC. разработала Систему электронного документооборота для кадровых служб государственных учреждений США, в частности для учебных заведений. PATS - это полностью переработанная полнофункциональная система найма персонала, на базе Lotus Notes Domino R5.

В состав системы входят следующие модули:

  • Модуль для соискателей с web-интерфейсом, позволяющий просматривать открытые вакансий и подавать заявления на интересующие позиции;
  • Модуль для менеджеров департаментов с web-интерфейсом, позволяющий изменять список открытых вакансий департамента и информацию о них для соискателей, а также автоматизирующий процесс собеседования с соискателями;
  • Модуль для руководителей департаментов на базе интерфейса Lotus Notes, позволяющий контролировать списки открытых вакансий департамента и требований по ним, заполняемые менеджерами;
  • Модуль для сотрудников кадровой службы на базе интерфейса Lotus Notes, позволяющий контролировать и вносить изменения в процесс найма нового персонала;
  • Административный модуль на базе интерфейса Lotus Notes, позволяющий руководителю отдела кадров осуществлять любые манипуляции с системой в целях ее эффективного функционирования;
  • Мастер экспортирования, позволяющий трансформировать данные об открытых вакансиях и соискателях в любую базу данных, имеющую ODBC интерфейс, например MS SQL Server, DB2 или Oracle.

За счет своей функциональности и ориентации в первую очередь на государственные кадровые службы, PATS является одной из наиболее популярных систем в своем классе.

Основные преимущества от использования PATS:

  • Сокращение затрат времени на найм нового сотрудника на 60%;
  • Автоматизация и упорядочивание процесса найма нового персонала, в том числе и процесса взаимодействия между кадровой службой и департаментами, имеющими открытые вакансии;
  • Высвобождение времени на решение стратегических кадровых вопросов, таких как мотивация персонала, долгосрочное планирование кадров и т.п.;
  • Возможность накопления и анализа всей кадровой информации, как потребностей организации в персонале, так и имеющихся кандидатах (банк вакансий);
  • Возможность оперативного доступа к системе из любой точки через Internet посредством стандартного web-браузера.

Детальное описание проекта на английском языке вы можете найти здесь.


Система построена на Lotus Notes Domino R5 с использованием Team Studio, Notes С API, MS VC 6.0, ODBC, OS/2, Solaris.



Система оформления договоров для юридического отдела

Для решения задач управления договорами в компании "Новософт" используется интегрированная информационная система, требования к которой вытекают из свойств рабочего процесса работы с договорами.

Возможности системы:

  • поддержка сложных рабочих процессов;
  • автоматизированный документооборот;
  • учет особенностей организационной структуры предприятия;
  • гибкость настройки всех компонентов и их взаимосвязей в системе;
  • автоматизированные средства планирования и контроля работ, а также исполнения договоров;
  • формирование задач исполнителям, согласование и контроль исполнения;
  • контроль финансовых составляющих договора;
  • интеграция с существующими системами учета.

Lotus Notes/Domino Doc



Система бюджетирования

Компания разработала и внедрила прототип системы бюджетирования, в основу которой положены принципы организации документооборота бюджета на предприятии.

Возможности системы:

  • консолидация соответствующих данных на стадии планирования;
  • обмен информацией с финансово-учетными системами (на примере 1С: Предприятие) на этапе контроля исполнения бюджета;
  • возможность создания различных быстро настраиваемых отчетов на стадии анализа исполнения бюджета.

Lotus Notes/Domino Doc